今さら聞けない？！これから初めて使う方のためのzoom講座！

この記事を書いた人OGスタッフイシバシ

チーフデザイナー。トライデントデザイン専門学校、商品の企画デザイナーのキャリアを経て、初の中途採用スタッフに！ 2021年4月、独立のため退社。

KOMでは度々登場しているzoom打ち合わせ

オンラインでのビデオ通話ができるのはzoomだけじゃないですが、今は圧倒的にzoomの使用率が高いです

このご時世、オンラインでの打ち合わせや、オンラインセミナー、オンライン飲み会などの話題が上がりますが

zoom使ったことないんです…

って声を意外と聞きます！KOMの社内でも！

まだいらっしゃるってことで、zoomについて事前にやっておいた方がいいことなど、社内やオーナーさんへの共有も含めてブログにします！

zoomで使われる用語として出てくるのが、

・ミーティング

立ち上げるビデオ通話のことです、なので誰かとzoomをすることになったらまずミーティングを作成します。

・ホスト

zoomを使う時は主催者と参加者に別れており、ホストとはそのビデオ通話を立ち上げる主催者のことです。
このホストになるかならないかで、やることが変わります！
ちなみに参加者はゲストと呼びます

この先の説明にも出てきますのでます覚えておいてくださいね！

アカウント登録とか必要？

最初にぶつかる疑問で、アカウント登録しておいた方がいいのではないか？と思われますが、自分がホストにならない場合は、アカウント登録の必要はありません。
例えば、誰かが作成したミーティング、オンラインセミナーなどに受動的に参加する場合は必要ありません。

事前にやっておくことあるの？

大前提として、使用する端末がネットにつながっていること！当たり前ですが念のため…

事前にやっておくことは、あります！
初めてzoomを使う時に自分はホストじゃないから、時間まで持ってよ〜って思っていてはダメです！
ミーティングのスタートが大幅に遅れる原因となってしまいますよ〜

zoomを始めるためのアプリをダウンロードしておかなければなりません！
【PCの場合】ブラウザアプリをダウンロード
※既にホストからミーティングのURLが共有されている場合は、URLをクリックするとブラウザアプリのインストール画面へ飛ばされます
zoomダウンロードセンター：https://zoom.us/download#client_4meeting

【スマートフォンやタブレットの場合】「Zoom Cloud Meeting」というアプリケーションをインストール
● iPhone または iPad の方
　https://apps.apple.com/jp/app/zoom-cloud-meetings/id546505307
● Android のスマートフォンまたはタブレットの方
　https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings

インストールは完了しましたか？

ゲストの場合は、ここまでOK！

ここからは、ホストがミーティング前にやらなきゃいけないこと！

zoomのアカウントの作成

zoomのHPか、アプリから「サインアップ」をクリックして、メールアドレスかGoogle、Facebookでログインできるように設定します。

ミーティングをはじめる

zoomのインストール、アカウント作成が完了したらアプリを開きます
↓PCで開いた画面がこちら(端末によって開く画面デザインやボタン配置が異なります)

まずは、

ミーティングの作成の仕方は2種類あります！

(1)今からミーティングを始める
(2)予め決められた日時にミーティングを始める
主にこの2つに別れます、まずは(1)からの流れを説明しますね

(1)今からミーティングを始める

まず先ほどの画面の中の、オレンジのカメラアイコン「新規ミーティング」をクリックすると

【PCの場合】ビデオ通話が始まる、その前にこのような画面が立ち上がるので、「コンピューターオーディオに参加する」を押すことで、ビデオ通話が開始されます
PCでzoomを初めて使う場合は、その下にある「スピーカーとマイクをテスト」をしておくことで、相手の音声が聞こえるか(急にテスト音が流れますので注意！)と、こちらの音声がビデオ通話に届いているかのテストが行えるので、外部のイヤホンなどを初めて使用する場合などは1回試しておくことをお勧めします！

【スマートフォンやタブレットの場合】は「他のユーザーの音声を聞くには〜〜」という案内が表示されるので「インターネットを使用した通話」をタップするとビデオ通話が開始されます。

その後に確認して欲しいのが、マイクとビデオのアイコンの箇所

マイクとビデオをONに

マイク(音声)のON・OFF、ビデオ(映像)のON・OFFを画面内のアイコンで確認できます。
音声や、このアイコンに「(赤い) / 」がついていない状態になっているか確認してくださいね！

念のため…「ミュート」は無音のことです
自分の声が拾えてる場合は、音を拾うとボリュームに合わせてマイクのアイコンの箇所に緑のゲージが表示されます
それなのにゲストが「声が聞こえない」という場合は、ゲストが使用している端末のスピーカー音のボリュームが小さくなっていないか確認してもらってくださいね
マイク付きのイヤホンなどを使用する場合は、マイクのアイコンがオーディオアイコンに変わります！

画面共有の設定

zoomを打ち合わせで使用する際に意外に重要なのがここ！
画面共有とは、カメラで写している映像ではなく、PDFファイルやPPファイル、画像データなどお互いに共有することができる機能です、オンラインで資料見せながらプレゼントなど

オンラインセミナーなどの場合は、先生がいて、受講生は受け取るだけなので特に必要ありませんが、打ち合わせの場合は、ホストもゲストも画面を共有したいときがありますよね？

実はゲストにも画面共有を使用できるようにするには、事前に設定しなければならないことがあります。

【PCの場合】ミーティングの画面下にある「画面を共有」の横にある「∧」をクリック

そうすると、出てくる「高度な共有オプション」をクリック　
次の画面で、その中の「共有できるのは誰ですか？」の部分が最初はホストのみになっているので、「◉全参加者」にすることで、ホスト以外のみんなが画面共有を使用できます！

【スマートフォンやタブレットの場合】は、右上or右下の「… 詳細」のボタンをタップして、「ミーティングの設定」から、「参加者に次を許可：画面の共有」のボタンをタップして緑色に状態(アクティブ)にしてください

これで、全参加者が共有できる状態になります！

ミーティングにゲストを招待

この手順だと、まだこのミーティングには自分(ホスト)1人だけです
画面にある「参加者」のアイコンをクリックかタップ

そこに表示される枠の下に「招待」というボタンがあるのでそれをクリック
「メール」を選択すると、どのメールアプリを使用するかを選択でき新規メールが立ち上がります
それをそのままゲストにお送りするか、メール以外のツール(LINEなど)で送りたい場合は
先ほどのメールの本文をコピーするか
「招待リンクをコピー」は、URLのみコピーされます
「招待のコピー」は、URL前に「Zoomに参加する」というテキストと、ミーティングルームのIDやパスワードまでコピーされます

どちらでも、ゲストに伝えればミーティングに入れます。

ゲストの入室を"許可"してくださいね！

ゲストは、ホストの許可がないと始められません！
ここも大事！ホストになってURL送って待ってるだけじゃダメですよ〜！要注意です！

ゲストがzoomに繋いだら、先ほどの「参加者」の一覧の中に「待機中」と表示されます。
ホストが「許可する」をしない限り始まりません！
ちなみにゲストの許可待ち状態はこんな感じ。